Um dos grandes desafios dos moradores dos empreendimentos residenciais da atualidade é saber como organizar uma reunião de condomínio produtiva. No entanto, isso é fundamental para que decisões sejam tomadas de forma precisa e adequada. Confira o conteúdo que preparamos e descubra como fazer isso!
A rotina de qualquer pessoa, nos tempos atuais, tem as suas demandas e exigências, que podem ser ainda maiores quando há responsabilidades pelo local em que se mora. Diante dessa realidade, e ainda mais quando se é síndico/síndica ou zelador de um condomínio, tomar decisões adequadas é muito importante. Por isso, montamos este material para ajudar os profissionais da área (informais ou formais) a saber como organizar uma reunião de condomínio produtiva.
Esse é o momento no qual os condôminos poderão expressar suas opiniões para, em conjunto, deliberarem sobre os mais variados temas e assuntos, fazendo com que esse seja um espaço cada vez melhor e mais positivo para todos.
Quer saber mais? Confia o conteúdo e descubra como fazer isso!
Elabore uma pauta para a reunião de condomínio
O primeiro passo para organizar uma reunião de condomínio produtiva é a elaboração de uma pauta. Basicamente, essa estratégia consiste em separar os tópicos mais importantes, que precisam ser tratados pelos condôminos naquele encontro de maneira prática – o que só será possível se houver um bom planejamento prévio.
Limitar os temas é extremamente importante, uma vez que qualquer situação que envolva muitas pessoas não é simples de ser controlada. Sendo assim, é essencial que o síndico levante todas as questões pertinentes da forma mais clara e objetiva, evitando prolongamentos desnecessários e otimizando o período como um todo. Se planejar para esse momento é muito importante.
Garanta um quórum mínimo
A administração de condomínios é sempre um tremendo desafio, até mesmo porque as pessoas têm ocupações corriqueiras em suas rotinas, e a correria do dia a dia, em boa parte das vezes, faz com que os moradores não possam dar muito do seu tempo para as decisões e reuniões. Por isso, garantir o quórum mínimo na reunião é essencial.
Para fazer isso, uma estratégia interessante é colocar observações na convocação, explicando, até mesmo, que a nossa legislação prevê claramente que os ausentes deverão acatar todas as decisões tomadas, gostem delas ou não. O quadro de avisos é um poderoso aliado nesse aspecto, assim como uma boa antecedência no aviso.
Canais digitais, como e-mail, WhatsApp e até mesmo SMS podem ser muito úteis para reforçar a importância da participação na reunião e relembrar os condôminos.
Conduza a reunião de forma eficaz
Uma vez que você conseguiu aglomerar um bom número de pessoas na reunião, é imprescindível que você a conduza de maneira eficaz, até mesmo para que os próximos encontros não fiquem vazios em função de qualquer ineficiência ou demora na resolução de temas pouco relevantes para a comunidade do condomínio.
Na maioria das vezes, é o síndico que realiza a abertura, na qual ele pode explanar rapidamente sobre os tópicos que serão abordados. O ideal é moderar as discussões da forma mais neutra e moderada possível, dando ênfase em assuntos relevantes e passando mais velozmente pelo que não for, como detalhes da decoração.
Uma maneira de fazer isso é delimitar um tempo máximo para a discussão de cada assunto. É claro que você deverá fazer um bom resumo antes de iniciar o assunto, e ponderar comentários que forem muito individualistas. Mas, acredito, o cronômetro irá ajudar muito para que as pessoas foquem no que realmente importa.
Talvez, nos primeiros encontros, você deverá prolongar um pouco mais a discussão, mas, aos poucos, o hábito é criado e todos passarão a respeitar a regra.
Leia a ata da assembleia anterior
Outra ação de extrema importância no início da reunião é ler a ata de reunião de condomínio da assembleia anterior. Normalmente, isso é feito pelo próprio síndico ou pela mesa mediadora, com o intuito de ratificar o que consta na redação, verificando e comprovando que o que foi decidido anteriormente está descrito no papel.
Não é incomum, infelizmente, que alguns moradores insatisfeitos com as disposições do encontro prévio se aproveitem desse momento para tentar alterá-las. É crucial explicar, de forma enérgica e sucinta, que isso não é possível e nem permitido, até mesmo para garantir a regularidade e a manutenção da ordem nesse novo encontro.
Procure sempre se preparar para a reunião e, se necessário, revise as atas anteriores. Assim, você terá os argumentos e decisões frescos na sua memória caso algum condômino faça algum questionamento.
Determine uma mesa mediadora
É muito comum que, logo depois da abertura da reunião, o síndico proponha a eleição de uma mesa mediadora. Essa é uma estratégia bastante interessante, pois esses moradores ajudarão a conduzir e a coordenar o encontro, garantindo que esse momento seja agraciado com um bom andamento e uma produtividade de alto nível.
Como a convenção é a lei do condomínio e deve ser seguida acima de interesses pessoais e pontuais, esse condômino precisa ser bem preparado e ter pulso firme para administrar eventuais conflitos que possam vir a surgir. O ideal é aproximar e melhorar a comunicação dos presentes, até mesmo acalmando os ânimos, caso seja necessário.
Evite a discussão de assuntos gerais
É comum que um morador aproveite a reunião de condomínio para trazer um assunto de interesse pessoal à tona, como um vazamento oriundo do apartamento do vizinho ou um eventual incômodo com um animal de estimação. Obviamente, são temas que podem ter a sua importância, mas que devem ser discutidos nos momentos certos.
É crucial priorizar apenas o que consta na pauta, até mesmo para evitar que o encontro fique muito desgastante, ocasionando um esvaziamento desnecessário. As reclamações e questões rotineiras como essas poderão ser incluídas, seguindo um modelo de ata de reunião de condomínio, para serem tratadas em um outro momento.
Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ser uma poderosa aliada para quem precisa organizar uma reunião de condomínio produtiva, especialmente em dias corridos, como os de hoje, nos quais os moradores podem estar em qualquer local e com pouco tempo disponível. Felizmente, os recursos tecnológicos ajudam a minimizar esse problema.
Os avisos sobre a data e as principais pautas, por exemplo, podem ser enviados com antecedência, até mesmo por meio de aplicativos de comunicação, como o WhatsApp. As redes sociais são outro bom exemplo, visto que eventuais pautas já discutidas podem ser votadas por todos de maneira rápida e eficiente, via enquetes online.
Você também pode colocar em pauta, o uso da tecnologia para resolver questões pertinentes ao condomínio. Hoje, existem aplicativos para diversas finalidades, inclusive para manutenção residencial. Considere buscar e apresentar estas facilidades para os condôminos.
Assuntos de interesse pessoal, como o vazamento no banheiro do vizinho, podem ser resolvidos de maneira rápida e segura.
Faça uma análise na pós-reunião
Por fim, a reunião não acaba quando o encontro termina. Isso ocorre porque o síndico e, até mesmo, a mesa mediadora devem fazer uma boa análise na pós-reunião, abordando todos os assuntos em pauta para garantir que nada foi esquecido. Isso evita que você possa vir a ter problemas e ainda mais dores de cabeça no futuro.
Vale a pena rever brevemente quais os pontos de decisões, atribuindo as eventuais responsabilidades e formalizando tudo isso na ata ou mesmo em algum outro documento. Não precisa ser nada muito sofisticado, mas, sim, uma avaliação que atenda ao que for efetivamente necessário para garantir o que foi estipulado pela maioria.
Como você pode ver, organizar uma reunião produtiva pode ser um tanto quanto complicado, mas esse é um desafio que pode ser superado por meio de pequenas e estratégicas ações, sempre em consonância com a convenção de condomínio residencial.
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